Análisis DAFO de MeisterTask

Del análisis de los programas gestores de proyectos elegí a MeisterTask debido a una serie de hechos que han sucedido en los últimos tiempos con otros dos programas alternativos que podrían utilizarse.

Microsoft ha adquirido a la empresa 6Wunderkinder, empresa desarrolladora de Wunderlist, en junio de 2015, y si bien afirman que el personal que trabajaba en este programa Wunderlist, se han restringido las posibilidades de utilización en la versión free. Es una aplicación de gestión de tareas basada en la nube. En los últimos tiempos se afirma que se discontinuará este producto a favor de To-Do, que va a trabajar en integración directa con el Office 365.

Por otra parte, Trello fue adquirida por la empresa Atlassian, que tenía su organizador de proyectos Jira, que puede sufrir modificaciones en el corto plazo, originada en la integración de ambas empresas. Trello es un software de administrador de proyectos que funciona con interfaz web, Android e iPhone.

¿Qué características tiene MeisterTask?

Es una muy intuitiva herramienta de administración de tareas, con tableros de proyectos flexibles que se adaptan muy bien a todo tipo de flujo de trabajo. Además, puede integrarse con otras herramientas, ya sean de Google, de Microsoft y de terceras partes. Cuando se crea un proyecto, se pueden añadir muchos miembros al equipo, asignarles tareas y registrar el progreso de cada uno. Presenta un panel de control personalizable y se puede observar en qué medida cada uno de los integrantes del equipo ha realizado sus tareas y en qué se debe centrar la atención para un nuevo día.

MeisterTask es multiplataforma

Características

         MeisterTask se integra a la perfección con MindMeister, una aplicación para crear mapas mentales en línea que te permite generar lluvias de ideas con otras personas en tiempo real y crear planes de proyectos de manera visual. Una vez realizado el mapa mental y definido las tareas, se pueden arrastrar y soltarlas en un proyecto conectado en MeisterTask en el que podrás concluirlas junto con cada uno de los compañeros del equipo. También se puede ver si una persona está recargada de tareas para asignarle algunas a otras personas que no están con tantas tareas o pueden tener tiempo libre.

Las tareas se pueden detallar claramente, ya que puede incluirse toda la información necesaria, y luego realizarle el seguimiento a través de Actividades.

Permite la integración con las aplicaciones de Internet favoritas que cada uno utilice para almacenar la información en la nube y para automatizar el flujo de trabajo, tales como Google Drive o Dropbox.

Se presenta en cuatro versiones: Básica, Pro, Empresas y Corporaciones, siendo la primera de ellas gratis y las restantes pagas.

La versión gratis permite:

· Crear todos los proyectos y tareas que se necesiten. Usas listas de control, comentarios, registros del tiempo, entre otros.

· Miembros ilimitados en el proyecto.

· Tener paneles de control y tableros de proyectos personalizables.

· Posibilidad de integración limitadas con dos de estas opciones: iCalendar, Harvest y Zapier (en lo personal yo elegiría Zapier, porque permite la integración con muchos programas).

· Adjuntar archivos de hasta 20 MB desde Dropbox, Google Drive, Box o MindMeister. Por ejemplo, Trello ofrece usuarios y proyectos ilimitados, pero sólo dispone de 10 MB de almacenamiento en su versión gratuita.

· Trabajar con aplicaciones nativas para iOD, Android, Mac y Windows.

Video de MeisterTask

Fortalezas

      Se señalan como las principales fortalezas de MeisterTask:

· Ofrece una suscripción básica (gratuita) que es muy conveniente frente a otros productos que están muy limitados en cuanto a su aplicación.

· Permite llevar a cabo proyectos que se pueden tener ordenados y separados, no como otros programas que deben estar todos en un solo lugar.

· Los tableros están formados por columnas de fácil arrastre y soltar para mantener todas y cada una de las tareas necesarias y ordenadas.

· Se pueden observar las fechas de vencimiento de cada uno de los proyectos.

· Es un complemento dentro de Gmail.

· Se puede acceder desde cualquier dispositivo y se sincronizan automáticamente.

· Tener la opción de realizar grandes cantidades de tareas aisladas y ofrecerlas a individuos específicos es muy bueno.

· Proporciona estadísticas sobre cuánto tiempo trabajó cada miembro del equipo en cada tarea.

· Los usuarios verán sólo sus tareas y se concentrarán en sus propias actividades, no conocen lo que se les ha asignado a los demás miembros del grupo.

· Muy fácil aprendizaje.

Una vista del programa en la pantalla de inicio

Debilidades

       Se señalan como las principales debilidades del programa:

· Como muchos programas de gestión de tareas, cada tarea debe asignarse específicamente a un miembro del equipo o se marca automáticamente como no asignada.

· Como toda la información se mantiene en la nube, crear una copia de seguridad local de los archivos en formato PDF requiere tiempo, con alguna macro se podría ahorrar tiempo.

· Para la gestión general de un proyecto, sería muy bueno obtener una fecha de inicio y poder trazar algunas de las actividades/tareas en un gráfico de Gantt, que permite la visualización de la línea de tiempo.

· Si por error cuando se edita alguna nota se presiona el botón eliminar, borra toda la nota, no sólo una parte.

· No permite la integración de grupos de proyectos sin la versión pro.

· No se notifican los retrasos en las tareas.

· Cuando se completa una tarea, no va automáticamente al área de tareas completas, esto se debe hacer manualmente.

· Se señala como inconveniente que se debe disponer de una cuenta de Google para poder usar el software, pero en realidad no es un problema, porque permite la integración entre varios programas a la vez, lo cual aumenta la productividad.

· Algunas integraciones se pueden implementar vía Zapier, como por ejemplo con Toggle. Aún faltan funciones por implementar como pueden ser los diagramas de Gantt u otras funciones sobre las que se está trabajando.

Vista de las tareas en el programa

Oportunidades

                Las oportunidades que presenta este programa son:

· La aplicación permite la integración con: MindMeister, Microsoft Teams, Office 365 Groups, MeisterTask for Gmail, Google Suite, Hangouts Chat, Google Drive, Dropbox, Outlook, OneNote, Zapier, Slack, Zendesh, Freshdesk, Spark, Timely, GitHub, Bugsnag. A través de Zapier se puede conectar con muchas aplicaciones de uso diario, tales como Google Calendar, Evernote, Twitter, Trello, Google Docs y muchos otros programas (casi 1.500 aplicaciones), por lo que se puede mejorar mucho la productividad en el grupo.

· También la integración se puede hacer a través de Integromat, que es un programa que permite la automatización de los procesos y que puede transferir y transformar datos durante todo el día y la semana, sin requerir intervención humana, lo cual permite ahorrar mucho tiempo. Al respecto se puede consultar la web: https://www.integromat.com/en/integrations/meistertask/blogger.

· Permite crear post desde nuevas actividades agregadas al proyecto de MeisterTask y que aparezcan en Wordpress, crear actividades que se publique como un nuevo video en Youtube.

Cumplimiento de tareas en MeisterTask

Amenazas

Como todo programa de gestión de tareas tiene sus amenazas:

· En la medida en que no se actualicen en forma permanente, más con las competencias de Trello, Wunderlist, Jira, Remember the Milk, Asana, Ike, TodoIst, etc. O sea, que hay muchas aplicaciones de gestión de proyectos que compiten en un mismo segmento.

· Debe integrar otras funcionalidades si no quiere quedarse atrás.

· La empresa deberá analizar la relación precio/performance con los competidores en el segmento.

Vista del programa en Android

Esta obra de https://www.blogger.com/blogger.g?tab=mj&blogID=4477318847621505639#editor/target=post;postID=3212741380482674619;onPublishedMenu=allposts;onClosedMenu=allposts;postNum=0;src=postname está bajo una Licencia Creative Commons Atribución – No Comercial – Sin Obra Derivada 4.0 Internacional.